Sommario

1. Cosa si intende per dichiarazione sostitutiva di certificazioni e quali certificati si possono sostituire.

2. Cosa si intende per dichiarazione sostitutiva di atti di notorietà e quali fattispecie si possono sostituire.

3. Chi può utilizzare le dichiarazioni sostitutive.

4. Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni da rilasciare nei confronti della pubblica amministrazione o dei gestori di servizio pubblico.

5. Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni da rilasciare nei confronti dei privati o dei gestori di servizio pubblico quando il rapporto è equiparato tra privati.

6. Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà da rilasciare nei confronti della pubblica amministrazione o dei gestori di servizio pubblico.

7. Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà da rilasciare nei confronti dei privati o dei gestori di servizio pubblico quando il rapporto è equiparato tra privati.

8. I controlli dell’Ufficio per le dichiarazioni sostitutive rilasciate alle pubbliche amministrazioni o ai gestori di servizio pubblico.

9. I controlli dell’Ufficio per le dichiarazioni sostitutive rilasciate ai privati o ai gestori di servizio pubblico quando il rapporto è equiparato tra privati.

10. La sottoscrizione delle istanze.

11. Responsabilità dei controlli e violazione dei doveri d’ufficio.

1.Cosa si intende per dichiarazione sostitutiva di certificazioni e quali certificati si possono sostituire.

Con tale terminologia ci si riferisce a tutte quelle situazioni a mezzo delle quali il cittadino dichiara con uno scritto il contenuto di un certificato, sostituendosi ad esso, ad esempio attestando il luogo di nascita senza recarsi al comune per chiedere il certificato originale.

In questo caso esiste già un organo[1] certificante l’originale, difatti, gli eventuali controlli successivi dell’ufficio, possono essere effettuati anche per via telematica o per fax, e le amministrazioni certificanti, potranno dare in tempo reale la loro conferma scritta, salvo i termini di trenta giorni.

I certificati che si possono sostituire sono:

1. luogo e data di nascita.

2. Residenza.

3. Cittadinanza.

4. Godimento di diritti Civili e Politici.

5. Stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero.

6. Stato di famiglia.

7. Esistenza in vita.

8. Nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore, del figlio etc.

9. Tutti i dati a conoscenza dell’interessato contenuti nei registri di stato civile (ad esempio la maternità, la paternità, la separazione o comunione dei beni).

10. L’iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni (ad esempio l’iscrizione alla camera di  commercio).

11. L’appartenenza ad ordini professionali.

12. Il titolo di studio, di specializzazione, di aggiornamento, di formazione, di abilitazione, qualifica professionale, esami sostenuti, qualificazione tecnica.

13. La situazione reddituale o economica e l’assolvimento di obblighi contributivi.

14. Il possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e qualsiasi dato contenuto nell’anagrafe tributaria.

15. Lo stato di disoccupazione.

16. La qualità di pensionato e la categoria di pensione.

17. La qualità di studente.

18. La qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili.

19. L’iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo.

20. Tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio.

21. Il non aver riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale.

22. La dichiarazione di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali.

23. La dichiarazione di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato.

24. La dichiarazione di vivenza a carico.

2.Cosa si intende per dichiarazione sostitutiva di atti di notorietà e quali fattispecie si possono sostituire.

Con tale terminologia ci si riferisce a tutte quelle situazioni a mezzo delle quali il cittadino dichiara con uno scritto il contenuto di una situazione a lui conosciuta, sostituendosi ad una circostanza di fatto da redigersi sottoforma di verbale, a mezzo della quale sono riportate le dichiarazioni giurate di quattro testimoni.

Difatti, la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può essere ricevuta: dal pretore, dal cancelliere della pretura, delegato dal pretore ai sensi dell’articolo 8 della legge 23 marzo 1956 n°182, dal notaio o dal sindaco[2].

Con la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà possono essere attestati  tutti i fatti, le qualità personali e gli stati a conoscenza del diretto interessato, non compresi nell’elenco dei dati autocertificabili con dichiarazione sostitutiva.

Ad esempio ai sensi dell’articolo 19 del DPR 445/2000 “la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà di cui all’articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio, sono conformi all’originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati”.

3.Chi può utilizzare le dichiarazioni sostitutive.

 Le dichiarazioni sostitutive possono essere utilizzate da:

 a)- Tutti i cittadini italiani e dell’Unione europea.

 b)- Tutte le persone giuridiche, le società di persone, le pubbliche amministrazioni, gli enti, i comitati e le associazioni aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell’Unione europea.

 c)- Tutti i cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici.[3]

d)- Tutti i cittadini extracomunitari che ne hanno necessità in procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese di origine e l’Italia.

4. Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni da rilasciare nei confronti della pubblica amministrazione o dei gestori di servizio pubblico.

l’Ufficio che ha predisposto la modulistica  la metterà a disposizione dell’utente il quale potrà direttamente sottoscriverla  senza autentica di firma, quindi senza pagare il bollo.

La stessa dichiarazione, in via alternativa, può essere presentata da un’altra persona o inviata via fax o ancora per via  telematica[4]

NB: E’ definitiva ed ha la stessa validità del certificato o dell’atto che sostituisce, va sempre firmata dalla persona che vuole sostituire il certificato e non da altre persone salvo i casi di impedimento regolamentati dall’articolo 4 del DPR 445/2000.

5.Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni da rilasciare  nei confronti dei privati o dei gestori di servizio pubblico quando il rapporto è equiparato tra privati.

Il privato o il gestore di un servizio pubblico, che spontaneamente ha predisposto la modulistica-(in quanto non obbligato)  la metterà a disposizione dell’utente il quale potrà direttamente sottoscriverla  senza autentica di firma, quindi senza pagare il bollo.

La stessa dichiarazione, in via alternativa, può essere presentata da un’altra persona o inviata via fax o ancora per via  telematica[5].

NB: E’ definitiva ed ha la stessa validità del certificato o dell’atto che sostituisce, va sempre firmata dalla persona che vuole sostituire il certificato e non da altre persone salvo i casi di impedimento regolamentati dall’articolo 4 del DPR 445/2000.

6.Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà da rilasciare nei confronti della pubblica amministrazione o dei gestori di servizio pubblico

l’Ufficio che ha predisposto la modulistica  la metterà a disposizione dell’utente il quale potrà direttamente sottoscriverla davanti al dipendente addetto senza autentica di firma, quindi senza pagare il bollo.

La stessa dichiarazione in via alternativa può essere presentata da un’altra persona o inviata via fax allegando la fotocopia del documento di identità della persona che la firmata.

NB: Ha valore definitivo e la stessa validità temporale dell’atto che sostituisce, va sempre firmata dalla persona che vuole sostituire l’atto notorio e non da altre persone salvo i casi di impedimento regolamentati dall’articolo 4 del DPR 445/2000.

Si ricorda che sono equipollenti alla carta d’identità:

a)- Il passaporto;

b)- la patente di guida;

c)- la patente nautica;

d)- il libretto di pensione;

e)- il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;

f)- il porto d’armi;

g)- le tessere di riconoscimento rilasciate da un’amministrazione dello stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.

7.Come si procede concretamente per le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà da rilasciare nei confronti dei privati o dei gestori di servizio pubblico quando il rapporto è equiparato tra privati.

Il privato o il gestore di un servizio pubblico, che spontaneamente ha predisposto la modulistica-(in quanto non obbligato)  la metterà a disposizione dell’utente il quale potrà direttamente sottoscriverla  con  autentica di firma, quindi pagando il bollo.

L’autentica potrà essere effettuata davanti al notaio, al segretario comunale, al dipendente incaricato dal sindaco, al cancelliere, al dipendente addetto a ricevere la documentazione.

La stessa dichiarazione , in via alternativa, può essere presentata anche da un’altra persona o inviata via fax allegando un documento di riconoscimento della persona che la firmata.

NB: Ha valore definitivo e la stessa validità temporale dell’atto che sostituisce, va sempre firmata dalla persona che vuole sostituire l’atto notorio e non da altre persone salvo i casi di impedimento regolamentati dall’articolo 4 del DPR 445/2000.

8. I controlli dell’ufficio per le dichiarazioni sostitutive rilasciate alle pubbliche amministrazioni o ai gestori di servizio pubblico.

Le Pubbliche Amministrazioni o i Gestori di un servizio Pubblico-(denominate “Amministrazioni Procedenti”)  in caso di ragionevole dubbio, possono eseguire sia i controlli, che l’acquisizione diretta nei confronti delle Amministrazioni certificanti-(anche per via telematica o fax) senza oneri per le amministrazioni procedenti.

Quando l’amministrazione procedente effettua un controllo sulle dichiarazioni sostitutive l’amministrazione (anche)[6] certificante, da  la conferma scritta della veridicità della dichiarazione resa dalla parte entro 30 giorni.

Quando invece, l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le informazioni sono acquisite con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza , la stessa, può anche chiedere conferma scritta a quest’ultima della veridicità della dichiarazione resa a suo tempo dall’interessato.

NB: La conferma dovrà essere data entro 30 giorni.

9. I controlli dell’ufficio per le dichiarazioni sostitutive rilasciate ai privati o ai gestori di servizio pubblico quando il rapporto è equiparato tra privati.

L’amministrazione –(anche) certificante è tenuta a fornire su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con i dati da essa custoditi.

Andranno comunque definiti appositi accordi tra amministrazioni –(anche) certificanti e soggetti privati.

10. La sottoscrizione delle istanze.

Le istanze da proporre alle pubbliche amministrazioni, devono essere  firmate in presenza del dipendente addetto, oppure, presentate da un’altra persona  o inviate anche  via fax  allegando in entrambe i casi la fotocopia del documento di identità della persona che le ha firmate.

Si ricorda che sono equipollenti alla carta d’identità:

a)- Il passaporto;

b)- la patente di guida;

c)- la patente nautica;

d)- il libretto di pensione;

e)- il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;

f)- il porto d’armi;

g)- le tessere di riconoscimento rilasciate da un’amministrazione dello stato, purché munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente.

11. Responsabilità dei controlli e violazione dei doveri d’ufficio.

Ai fini delle modalità dei controlli, le amministrazioni certificanti individuano e rendono note le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficacia e tempestiva esecuzione dei controlli medesimi, e le modalità per la loro esecuzione.

La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio.

Costituiscono inoltre violazioni dei doveri d’ufficio:

1-la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà[7].

2-la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43 del DPR 445/2000 ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva.

4-Il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento.

5-la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita.

NB: I dipendenti pubblici, salvo i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per il contenuto delle dichiarazioni sostitutive e per l’emanazione di atti sulla base di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi.

09/06/2001